¿De parte de quién, por favor?

La telefonía fija y el móvil son herramientas imprescindibles para nuestra vida profesional.

Veamos las siguientes conversaciones.

Caso 1:

Ring, ring, (Suena el teléfono de mi compañera, pero ella no se encuentra en su sitio. Capturo la llamada de mi compañera.)

Yo: (nombre de mi empresa), buenos días.

Interlocutor: Hola buenos días. Sr. XXX, Director de XXX, por favor.

Yo: Voy a ver si está... ¿de parte de quién, por favor?

Interlocutor: De parte del Sr. XXX, Empresa XXX.

Yo: Un momento por favor...

Caso 2:

(Estoy realizando una llamada a alguien.)

Ring, ring, ring, ring, ring…

Interlocutor: Sí diga.

Yo: Hola buenas tardes. Soy (mi nombre) del Departamento de XXX de (nombre de mi empresa). ¿Podría hablar con la Sra. XXX del Departamento de XXX?

Interlocutor: Ahora mismo no está en su despacho. ¿Puedes llamarle un poco más tarde?, por favor.

Yo: De acuerdo. Gracias. Hasta luego.

Interlocutor: Gracias, hasta luego. Clack (ruido al colgar el teléfono).

Cuando empezaba a trabajar en España, no podía creer que se podían permitir estas conversaciones en el ámbito profesional.

Cuando me incorporé en la primera empresa después de terminar mi carrera, el Departamento de RRHH entregó una serie de documentos a todas las personas recién incorporadas. Uno de los documentos fue un manual interno de protocolo empresarial editado por esa empresa, que establecía las pautas a seguir por todos los trabajadores de la misma. Dentro de ese manual, hay un capítulo dedicado a la etiqueta para llamadas telefónicas. Aquí cito algunas pautas indicadas en él.

Para recibir llamadas:

- Contestar la llamada rápidamente, dentro de 3 timbres. En caso de coger la llamada después de más de 3 timbres, pedir disculpas por haberle hecho esperar.

- Antes de coger el teléfono, preparar un cuaderno o un bloc para tomar notas. Al coger la llamada, decir el nombre de empresa y departamento (para llamadas exteriores) o el nombre de departamento y tu nombre (para llamadas internas).

- Si no está la persona con quien quiere hablar la persona que llama, pedir disculpas por que la persona solicitada no puede atenderle. Luego, preguntarle si quiere dejar un mensaje o si puedes ayudarle, etc. (Pero, nunca decir, “Llámale más tarde.”) Antes de colgar, dejar tu nombre para que tu interlocutor pueda saber con quién ha hablado en vez de la persona que quería hablar.

- Colgar el auricular después de que tu interlocutor cuelgue.

Para hacer llamadas:

- En primer lugar, identificarte por el nombre de empresa, departamento y tu nombre (para llamadas exteriores) o el nombre de departamento y tu nombre (para llamadas internas).

- En principio, la persona que ha llamado debe colgar el teléfono primero. Al colgar el auricular, no hacer ruido. (P. ej. colgar con los dedos y luego colocar el auricular.) No obstante, si llamas a una persona con mayor rango que tú o a un cliente, es mejor esperar hasta que cuelgue tu interlocutor.

Además de dichas pautas, el manual interno mencionaba como recomendaciones, por ejemplo:

- Pronunciar correctamente y vocalizar bien.

- Tener cuidado con el uso de homónimo

- Usar apropiadamente el lenguaje de cortesía.

- Antes de hacer llamadas, preparar bien (información necesaria, dudas que aclarar, etc.)

- Una llamada telefónica es como una visita sin previo aviso. Comentar cosas brevemente y intentar no alargar coversaciones.

Me parece que cada vez que me trato de los temas del ámbito laboral en Japón, estoy hablando del rigor, severidad y disciplina de las empresas japonesas. ¿Os apetece trabajar en las empresas japonesas?